Affinchè un evento musicale quale un concerto o un festival abbia successo è fondamentale che venga organizzato al meglio e che l’allestimento venga curato nei minimi dettagli per rendere l’esperienza il migliore possibile per i partecipanti.
Prima di procedere all’organizzazione è essenziale partire determinando il budget necessario per la realizzazione dell’evento in quanto, senza predeterminare un budget, si rischierebbe di spendere più di quello che si incassa. Chiaramente nel determinare il budget bisogna pensare a quante persone parteciperanno al concerto, quanti biglietti verranno venduti per poi cercare degli sponsor che coprano le spese necessarie per realizzare l’evento.
Dopo aver determinato il budget e aver stabilito il numero di persone che parteciperanno all’evento, sarà necessario pensare al luogo dove il concerto si terrà: naturalmente per la scelta del luogo è fondamentale capire bene quante persone parteciperanno, ma al tempo stesso bisogna anche pensare a un luogo che sia adatto per la tipologia di concerto che si va ad organizzare. Infatti, i fan di un certo tipo di musica potrebbero preferire una determinata location e quindi si rischierebbe di fare un evento dove il luogo scelto non è in linea con i gusti dei partecipanti con conseguenze negative sull’immagine e sulla riuscita dell’evento stesso.
Una volta scelta la location, si dovrà procedere all’attività di booking degli artisti che si esibiranno durante la manifestazione: solitamente si procede a contattare agenzie specializzate che, sulla base delle richieste e della tipologia di concerto, forniranno una selezione di artisti che potrebbero andare bene ed essere disponibili per le date indicate. Alternativamente, in caso di concerti che non prevedono un numero di partecipanti molto elevato e quindi anche artisti meno famosi, si potrebbe procedere a contattare direttamente gli artisti.
Scelti anche gli artisti, bisognerà poi pensare alle attrezzature e alle tecnologie necessarie per la realizzazione dell’evento: per questo sarà essenziale sentire gli artisti che si esibiranno in modo da sapere da loro che cosa sarà necessario per potersi esibire al meglio e per poter quindi prendere le attrezzature specifiche necessarie richieste dagli artisti stessi.
Infine, bisognerà pensare a come allestire al meglio lo spazio del concerto. Sicuramente all’ingresso andrà inserita una struttura che indentifichi da dove si entra per accedere all’evento stesso (la soluzione ideale solitamente sono le strutture ad arco che sono ben visibili e permettono di essere utilizzate anche per fini pubblicitari) e che potrebbe anche essere l’uscita dello stesso evento.
Sarà anche importante, dopo che gli utenti saranno entrati, far trovare loro degli stand (un’ottima soluzione potrebbero essere gli stand gonfiabili come quelli di gonfiabili-pubblicitari ) dove accogliere gli utenti che avranno bisogno di informazioni e tramite cui anche vendere il merchandising relativo alla manifestazione. Oltre agli stand andranno anche inseriti dei punti di ristoro dove i partecipanti potranno bere e mangiare prima e durante l’evento e anche dei servizi igienici prefabbricati qualora il luogo dell’evento non ne sia già dotato.
